Stundensatz und Tagessatz kalkulieren: die ehrliche Rechnung

Dein Mindest-Tagessatz ergibt sich aus deinen Jahreskosten geteilt durch die tatsächlich verrechenbaren Tage, plus Zielmarge. Der Fehler steckt fast nie in der Formel, sondern im Nenner: Wer mit 220 Arbeitstagen rechnet statt mit den 120 bis 150, die realistisch fakturierbar sind, kalkuliert seinen Satz systematisch um 30 bis 40 Prozent zu niedrig.

Diese Rechnung machen die meisten Selbstständigen und Agenturen genau einmal, am Anfang, und nie wieder. Das ist teuer.

Die Formel

Mindest-Tagessatz = (Jahresfixkosten + Zielgewinn) / verrechenbare Tage pro Jahr

Alles hängt an der letzten Größe. Rechne sie ehrlich aus, statt sie zu schätzen:

Und jetzt der Teil, den fast alle überspringen. Von diesen Arbeitstagen gehen ab: Akquise und Angebote, Buchhaltung und Verwaltung, Weiterbildung, eigene Website und Marketing, unbezahlte Konzeptarbeit vor dem Auftrag, Leerlauf zwischen zwei Mandaten. Bei Einzelberatern liegt der verrechenbare Anteil erfahrungsgemäß zwischen 55 und 70 Prozent der Arbeitstage, in aufbauenden Jahren deutlich darunter.

Rechne konservativ mit 130 bis 150 verrechenbaren Tagen, nicht mit 215.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Eine selbstständige Beraterin mit 60.000 Euro Fixkosten im Jahr (Büro, Software, Versicherungen, Altersvorsorge, Steuerberatung, Geräte) und einem Zielgewinn vor Steuern von 60.000 Euro:

• Mit 215 Tagen gerechnet: (60.000 + 60.000) / 215 = 558 Euro Tagessatz
• Mit realistischen 140 Tagen: (60.000 + 60.000) / 140 = 857 Euro Tagessatz

Derselbe Bedarf, 300 Euro Unterschied pro Tag. Wer mit dem ersten Satz in den Markt geht, arbeitet ein Jahr lang voll und wundert sich, warum am Ende nichts übrig bleibt: Die fehlenden 75 Tage waren nie bezahlt, aber sie fanden trotzdem statt.

Dieselbe Logik in zwei Minuten für dein eigenes Setup rechnest du mit dem kostenlosen Break-Even-Rechner: Fixkosten pro Monat, Volumen (deine verrechenbaren Tage), Zielmarge.

Vom Stundensatz zum Tagessatz

Ein Tagessatz ist nicht acht mal der Stundensatz. Er bildet ab, dass ein gebuchter Tag dir den Tag blockiert, inklusive Kontextwechsel und Anfahrt. Wer stundenweise abrechnet, sollte deshalb entweder einen Aufschlag für kleine Einheiten nehmen oder eine Mindestabnahme definieren (etwa halbe Tage). Sonst subventionierst du genau die Aufträge, die am meisten Reibung erzeugen.

Der eingebaute Deckel

Die unangenehme Eigenschaft jeder Aufwandsabrechnung: Dein Umsatz ist das Produkt aus Satz und Tagen, und Tage sind endlich. Schlimmer noch, die Logik bestraft Kompetenz. Wer eine Aufgabe durch Erfahrung in drei statt zehn Stunden löst, verdient daran weniger. Der Kunde zahlt für Anwesenheit, nicht für Ergebnis.

Deshalb ist die saubere Kalkulation nur der erste Schritt. Sie liefert dir deine Preisuntergrenze, nicht deinen Preis.

Die drei Wege nach oben

1. Festpreis pro Ergebnis. Du schätzt den Aufwand aus Erfahrung und verkaufst das Resultat. Effizienzgewinne bleiben bei dir. Voraussetzung ist ein schriftlich definierter Leistungsumfang samt Regelung für Zusatzwünsche, sonst wird aus dem Festpreis ein Fass ohne Boden.
2. Produktisiertes Angebot. Immer dieselbe Leistung, immer derselbe Ablauf, ein fester Preis. Der Aufwand sinkt mit jeder Wiederholung, der Preis nicht. Das ist der stärkste Hebel für Agenturen mit wiederkehrenden Mandaten.
3. Wertbasierte Preisbildung. Der Preis orientiert sich am quantifizierten Nutzen beim Kunden. Setzt voraus, dass du diesen Nutzen beziffern kannst; wie das geht, steht im Glossar unter Value-Based Pricing.

Alle drei setzen dieselbe Vorarbeit voraus: zu wissen, was dein Kunde durch dich spart oder verdient. Wie du das ermittelst, zeigt der Guide Zahlungsbereitschaft ermitteln. Wie sich Festpreis, Retainer und produktisiertes Angebot im Detail unterscheiden und rechnen, steht unter Festpreis, Retainer oder Stundensatz.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ich meinen Satz überprüfen? Mindestens jährlich, und immer dann, wenn sich Fixkosten oder Auslastung spürbar ändern. Ein Satz, der drei Jahre unverändert bleibt, ist real gesunken.

Soll ich meinen Tagessatz öffentlich nennen? Im Beratungsgeschäft selten sinnvoll, weil der Aufwand pro Mandat stark schwankt. Sinnvoll ist es bei produktisierten Angeboten mit klar umrissenem Umfang, wo der Preis ein Verkaufsargument statt eines Verhandlungsanfangs ist.

Was mache ich, wenn der Markt meinen kalkulierten Satz nicht hergibt? Dann ist es kein Preisproblem, sondern ein Geschäftsmodellproblem. Entweder sinken die Kosten, oder die verrechenbaren Tage steigen, oder das Angebot muss für ein Segment mit höherem Budget geschärft werden. Den Satz einfach zu senken verschiebt das Problem nur ins nächste Jahr.

Gilt diese Rechnung auch für Agenturen mit Angestellten? Ja, pro Rolle gerechnet. Die verrechenbare Quote liegt bei Angestellten meist höher als bei Selbstständigen, dafür kommen Personalkosten, Führungszeit und Nichtauslastung als Fixkosten dazu.

Wie diese Kalkulation in eine vollständige Preislogik für Dienstleister eingeht, zeigt die Übersicht Agentur-Pricing, und der komplette Prozess steht im 9-Schritte-Guide.